高效 PPT 技巧

"PPT Efficiency Tools"

Posted by Shane on July 30, 2017

本文转载自公号:利兄日志,原文传送门

在职场中,各行各业都会接触 PPT,但并不是每个人都会 PPT。

为什么 PPT 大神做一份 20 多页 PPT 只需要几个小时,而小白却需要花一两周的时间,这里就涉及到一个效率问题。

在 PPT 中,有许多技巧,其中个别技巧是大部分人都不知道的,我称之为为颠覆认知的 PPT 神技。

掌握这些技巧,你的 PPT 制作效率将完胜你的同事们。


01 高效的 SmartArt

这是 Office 软件自带的,也是 PowerPoint 软件中最好用的一个功能。

SmartArt 相当于一个图表的模板,通过它,可以直接插入各种逻辑图表、图形。我们通常看到的很多优秀的 PPT 图表,就是通过它制作的。

插入方法很简单,直接在插入菜单栏下,选择 SmartArt,就可以跳出一个窗口,我们选择想要的图表类型就可以了,总共有 8 类,177 个图表。

我相信很多人都知道 SmartArt 的这个功能,但 SmartArt 仅仅如此吗?

SmartArt 还有以下两个隐藏技能

文本一键转图形

我们在制作 PPT 的时候,通常都是先录入文本,然后在对文本进行美化,该用图表用图表,该换颜色换颜色。

比如,我们拿到下面这样一页 PPT,想将正文部分进行图形化设计。通常的做法都是先插入各种形状,或者插入 SmartArt 图形,然后进行文本的填充。

很多人不知道,其实文本可以一键转化为 SmartArt 图形。

具体操作非常简单,直接将鼠标放在文本框内,然后右键,选择 转换为 SmartArt,选择想要的图表类型,就可以轻松实现。

图片一键排版

在制作 PPT 时,经常需要对图片进行排版,有时候图片非常多,排版起来就非常的慢。

其实 SmartArt 还隐藏着一个技能,就是图片的一键排版。我们可以快速的将一堆无须杂乱的图片,排版成有序、美观的 PPT。

具体的操作,也非常简单,直接全选所有图片,然后找到 格式 菜单,这里要用到 图片版式 这个选项,里面有很多图片排版的类型。


02 神奇的 F4

在 Office 中,F4 是一个神一样的存在,只要掌握了它,你的办公效率将会得到飞速的提升。

F4 是一个快捷键,这个快捷键的意思就是重复上一步的操作。比如我们上一步输入了“利兄”两个字,那么按 F4 ,就会持续的复制这两个字。

F4 在 PPT 中的用法非常广泛

首先,它相当于一个对齐工具

F4 复制的图形,与原图形是对齐的。

比如,如果我想生成 4 个圆,而且要保证圆之间横向对齐,间距相等,该怎么做?

  • 首先,我们可以先画一个圆角矩形
  • 然后,同时按住 Ctrl+Shift ,横向拖动鼠标复制出一个圆
  • 最后,按一下 F4,就会等间距复制一个圆,再按一下 F4,又会等距复制出一个圆。

其次,它相当于一个格式刷

F4 ,我们不仅复制出一个图形,还可以复制上一步动作中的格式样式。比如改变形状颜色。

同样的道理在文字中也一样,比如我们写好一个 PPT,想突出一些关键的信息,我们就可以用 F4 进行快速的格式刷。

如果我们要将傅园慧个人简介中的关键信息标红,该怎么做呢?

我们可以先将其中的“浙江杭州”改为橘红色~然后挨个选中其它的关键信息,按一下 F4,就可以了~

再次,它相当于一个表格工具

F4 在不仅可以快速处理文本和形状,它还可以处理表格,比如增加表格的行数,合并单元格,更改颜色等等。

案例:我们要将下面的表格增加了 6 行,该怎么做呢?

做法非常简单,我们可以先下方插入一行,然后按 5 下 F4 ,就可以了~


03 好玩的布尔运算

布尔运算是 Office2010 以上版本才有的功能,指的是形状之间的联合、组合、拆分、相交、减除。在 PowerPoint 软件中,我们称之为合并形状工具。

通过两个以上形状的布尔运算,我们可以得到新的形状。那么,接下来我们具体来看一看,布尔运算在 PPT 中的实际应用。

镂空文字

镂空字就是把文字和形状进行一个组合预算,让形状中的文字呈现出一种被掏空的形态。

具体可以看一下效果图,你就明白了!

具体做法:

  • 第一步:首先插入一张图片做背景,然后插入形状——矩形,插入文本框输入“具体文字”,并移动到适合的位置。
  • 第二步:先选中矩形,再选中文字,注意这里选中的先后顺序很重要。
  • 第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—组合,就可以得到下图中的镂空效果。

质感文字

质感文字就是将文字和背景图片进行一个相交运算,让图片背景呈现在文字内部的一种效果。

具体可以看一下效果图!

具体做法:

  • 第一步:首先插入一张有质感的背景图片,然后插入文本,并移动到适合的位置。
  • 第二步:先选中背景图片,再选中文字,注意这里选中的先后顺序很重要。
  • 第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—相交,就可以得到上图中的质感文字。

图片裁剪

有时候,我们插入的图片素材并不能直接拿来用,这个时候就需要对图片进行一个裁剪。

提到裁剪大家可能想到了 PPT 自带的裁剪工具,但是 PPT 自带的裁剪功能又十分有限。

其实,PPT 中最好用的裁剪功能就是布尔运算了。

具体可以看一下效果图!

原图片是长宽高不一样的图片。

通过图片和形状的剪除运算得到的效果图。

具体做法:

  • 第一步:插入 4 张人物图片,再在插入 4 个圆,然后将圆摆放在图片中的合适位置。
  • 第二步:先选中其中一张图片,再选中圆,注意这里选中的先后顺序很重要。
  • 第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—相交,就可以得到上图的效果。